Datos · · 2 min de lectura
De Excel a un dashboard: primeros pasos para ordenar tus datos
Si tus informes dependen de copiar y pegar entre hojas, hay una forma mejor. Estos son los pasos que sigo para pasar a un dashboard fiable.
Excel es una herramienta excelente, pero cuando un informe se arma cada semana copiando y pegando entre archivos, el riesgo de error crece y el tiempo se va. Pasar a un dashboard no tiene por qué ser un proyecto enorme.
1. Definir las preguntas
Antes de abrir ninguna herramienta, escribo con el cliente las preguntas que el dashboard debe responder. Por ejemplo: ¿cuánto vendimos este mes frente al anterior? ¿Qué producto deja más margen? Si una cifra no ayuda a decidir nada, no va en la portada.
2. Encontrar el origen de cada dato
Para cada indicador identifico de dónde sale: el sistema de facturación, una hoja concreta, un formulario. Lo ideal es leer siempre de la fuente original, no de copias.
3. Limpiar y unificar
Aquí está la mayor parte del trabajo:
- Unificar formatos de fecha y moneda.
- Corregir nombres escritos de varias formas ("Malabo", "malabo", "MALABO").
- Eliminar duplicados.
- Definir qué significa cada término, por ejemplo qué cuenta exactamente como "venta".
4. Construir un modelo de datos
Organizo la información en tablas relacionadas (ventas, productos, clientes, fechas). Con un buen modelo, añadir un gráfico nuevo después es cuestión de minutos.
5. Diseñar el dashboard
Pocas cifras grandes arriba, gráficos sencillos debajo y filtros para profundizar. Prefiero un tablero que se entiende en diez segundos a uno espectacular que nadie sabe leer.
6. Automatizar la actualización
El último paso es que los datos se actualicen solos, a diario o cuando haga falta. Ese es el momento en el que el equipo deja de "hacer el informe" y empieza a usarlo.
He trabajado años con datos de operaciones en el sector energético, y la lección siempre es la misma: un dashboard útil empieza por datos ordenados, no por gráficos bonitos.