Power BI para pequeñas empresas: lo que conviene saber antes de empezar

Trabajo con Power BI a diario y estoy certificado en él. Muchas veces se asocia a grandes empresas, pero también encaja muy bien en negocios pequeños que quieren dejar de depender de informes manuales.

Qué es Power BI

Es una herramienta de Microsoft para conectar datos de distintos orígenes, transformarlos y presentarlos en informes interactivos. Se puede consultar desde el navegador, el móvil o integrarlo en otras aplicaciones.

Qué necesitas

• Datos en algún sitio accesible: hojas de Excel, una base de datos, el programa de facturación o servicios en la nube.
• Power BI Desktop, la aplicación gratuita para crear los informes.
• Licencias para compartir: si varias personas van a ver los informes publicados, normalmente hacen falta licencias de pago. Conviene revisarlo al principio para no llevarse sorpresas.

Errores comunes al empezar

Conectar datos desordenados

Power BI no arregla por sí solo datos mal estructurados. Si la fuente tiene duplicados o formatos mezclados, el informe los heredará. Primero se ordena, después se visualiza.

Hacer un informe por cada pregunta

Es mejor construir un buen modelo de datos y varios informes sobre él que decenas de archivos independientes que nadie mantiene.

Llenar la página de gráficos

Más gráficos no significa más información. Cada página debería responder a una pregunta clara.

No automatizar la actualización

Un informe que hay que refrescar a mano cada mañana acaba abandonado. La actualización programada es parte del trabajo, no un extra.

¿Por dónde empezar?

Elige un proceso concreto, como ventas o inventario, y construye un primer informe pequeño y útil. Con eso se ve rápidamente si la herramienta encaja con tu forma de trabajar.